Evidence zakázek a požadavků
Jedno místo pro záměry, hodnoty, odpovědné osoby, termíny a stav přípravy.
Software
Software pro veřejné zakázky a nákup.
Zakázky a nákupy často selhávají ne proto, že by lidé neznali cíl, ale proto, že informace leží v e-mailech, tabulkách a jednotlivých složkách.
Princip
Proces má být vidět, ne dohledáván.
Software má dát procesu tvar: kdo co schválil, jaké dokumenty platí, v jakém stavu je řízení a co bude potřeba doložit při kontrole.
ELLEA navrhuje a dodává řešení, která propojují nákupní praxi, metodiku veřejného zadávání a každodenní práci uživatelů.
Typický výsledek
- méně ručních tabulek,
- jasné odpovědnosti a termíny,
- dohledatelné schvalování,
- použitelné exporty pro poradu, spis i kontrolu.
Typické moduly
Od evidence požadavků po reporting.
Schvalovací workflow
Schvalování podle hodnoty, typu nákupu, střediska nebo projektu s dohledatelnými kroky.
Dokumenty a šablony
Vzory, verze, přílohy a kontrolní body, aby bylo vidět, co chybí a co je připraveno.
Komunikace a úkoly
Úkoly, termíny, poznámky, interní připomínky a záznamy rozhodnutí bez ztrácení v e-mailu.
Vyhodnocení nabídek
Tabulky pro splnění podmínek, porovnání cen, bodové hodnocení a export podkladů.
Reporting
Přehled zakázek podle stavu, organizační jednotky, dodavatele, hodnoty, úspor nebo termínu.
Dodavatelská databáze
Evidence dodavatelů, zkušeností, kategorií, kontaktů, smluv a opakovaných nákupů.
Integrace
Napojení na interní systémy, spisovou službu, účetnictví, správu dokumentů nebo datové exporty.
Scénáře
Ne každý tým potřebuje hned velký systém.
Jednoduchá evidence pro menší zadavatele
Pro obce, školy nebo menší organizace, které chtějí opustit roztříštěné tabulky a mít přehled o zakázkách malého rozsahu.
Nákupní portál pro firemní týmy
Pro společnosti, které chtějí sjednotit požadavky, poptávky, schvalování, práci s dodavateli a reporting nákupu.
Datový přehled pro vedení
Pro organizace, které potřebují rychle vidět objem nákupů, stav řízení, plánované soutěže a rizikové termíny.
Nástroj na míru
Pro týmy se specifickým procesem, organizační strukturou nebo integračními požadavky.
Principy návrhu
- Software má zjednodušovat práci, ne přidávat další formuláře bez smyslu.
- Každé pole má mít důvod: rozhodování, kontrola, reporting nebo automatizace.
- Pravidla a limity mají být promítnuté do workflow, ne schované v dokumentu.
- Uživatel má vždy vědět, co je další krok.